インフォメーション早いもので私は18回目の確定申告をむかえました。
経験だけはそこそこありますがどうやってこの業務量を
効率よく進めようかと毎年悩みます。
資料収集日を1月中に決めたり、資料収集を2月の上旬で全部終わらせてみたりと
とにかく資料を集めることだけに力を注いでいました。
その結果、早く取り掛かることはできましたが
早くもらい過ぎたため不足資料があることが多々ありました。
そこで業務が止まってしまいお客様に再度資料の準備をお願いし
何度か再訪問をしたりしていました。
その時間のロスを防ぐためには
多少時間がかかってもきちんと資料が揃うのを待つことも大切であると気づきました。
お客様の貴重なお時間を頂戴するのですから
何度もやりとりするのはスマ―トではありません。
事前に何が必要なのかをしっかり把握し、お客様にしっかりお伝えしておく。
このやり取りがお互いに効率の良いやり方だと思います。
基本的な事をしっかりやることが一番の効率化だと
確定申告業務を通じて感じました。
財務部 北川
こんにちは、財務部の奥田です。
第126回の「ベスト気づき・学び」をご紹介します。
「書類のデータ保管のメリット」
書類をデータにして社内サーバーに保管する。
“ペーパーレス化”への第一歩ですね。
このメリットはたくさんあります。
・紙がいらない
・保管場所がいらない
・書類がなくならない
・書類を見つけやすい など
今回、私に降りかかったお題は「10年前の取引を解明せよ！」でした。
ヒントになる情報は、なんと、不動産の住所のみ…。
紙ベースで検索したなら、見つけることができなかったかもしれない難題でしたが、
エクセルデータ検索できっかけをつかんで、会計データで目的の取引を発見！！
要した時間は約10分でした。
使用する紙の量を減らすだけでなく、
生産性向上にもペーパーレスが活きた事例となりました。
みなさまの会社では、どのくらい書類のデータ保管が進んでいますか？
※
中山会計は、SDGsへの取り組みとして、“ペーパーレス化”に取り組んでおります。
一緒に、持続可能な社会の実現と生産性の高い組織の実現に努めてまいりましょう！
財務部 奥田
税務部の吉野です。
第125回の「ベスト気づき・学び」を紹介します。
「相手の立場に立って考える」
先日、子供のインフルエンザで小児科に行ったときの気づきを紹介します。
病院の待合室は患者さんでいっぱいでしたが、
そんなに大きな病院ではないので待ち時間もおおよその検討はつきました。
ところが後から来る人が先に診療室に入っていきます。
空気が悪いせいか待合室の外でも患者さんが待っていたのです。
２時間経ったころ受付の方に確認すると、「あと少しです。」と言われました。
受付時に待合時間について一言話しておいてくれれば・・・と思いました。
人と関わる仕事をしている以上、
相手の立場に立って考える気配りは忘れずにいたいと思いました。
税務部 吉野
こんにちは、会計部2課の柳矢です。
第124回の「ベスト気づき・学び」をご紹介します。
「健康に気をつけ、確定申告をのりきる」
私の、今年の目標は「健康に気をつける」です。
会計事務所で一番忙しい確定申告の時期を迎え、
毎年のことですが、無事に終えることができるか不安に思う事もあります。
仕事の上での効率化も大事なことですが、
自分や家族が健康であることも
効率化につながるのでは、と思っています。
私の家族はもう皆成人しており、それぞれが気を付けていますが、
手の掛かるお子さんがいる方も
たくさんいらっしゃるので大変だと思います。
インフルエンザも流行っています。
健康に気をつけ、確定申告を乗り切りましょう。
会計部2課 柳矢
こんにちは、財務部の田村です。
第123回の「ベスト気づき・学び」をご紹介します。
「面倒くさいの裏には生産性向上のヒントが」
経済評論家の勝間和代氏はロジカルシンキングで有名ですが、
仕事だけではなくプライベートでもロジカルシンキングで、
例えば、家の各部屋、キッチン、車の中にも各所タブレットが置かれているとのこと。
持ち運ぶことが面倒、無駄ということみたいです。
私たちの普段の仕事においても、
この作業って面倒くさいよなというものがあると思います。
そのような時はビッグチャンス！！
効率化に取り組み生産性を上げるチャンスです。
面倒くさいことをそのままにしていても、
その作業が来るたびに毎回毎回面倒くさい気持ちが蓄積されるだけですが、
一度、面倒くさい作業を効率化させてしまえば、
今までとは明らかに生産性が変わると思います。
一生、ガタガタ道を車で進むのと、
一度、道を整備してから車で進むのとでは、
燃費も走行距離もかなり違うのではないでしょうか。
それが自分だけではなく、後続車にも影響するとしたら効果は何倍にもなります。
面倒くさいことを毎日探すのも面白いものです。
周りに「面倒くさい」はありませんか？
財務部 田村誠司
こんにちは。
会計部2課 課長 黒梅です。
第122回の「ベスト気づき・学び」をご紹介します。
「言葉に耳を傾ける」
私は役職に就いて以来常に
お客様と当社を
当社内の仲間と仲間を
繋ぐことを求められ
繋いでいかなければならないと、
それが役職に就くものの一つの大きな使命である
と感じています。
そしてそのために大切なのは周りの全ての皆様とのコミュニケーション
しかし情けないことに、毎日の仕事に追われコミュニケーションが
どうしてもおろそかになっているのがこれまでの現実です。
本年は「繋ぐ」使命を果たすため、コミュニケーションの出発点である
「相手の言葉に耳を傾ける」＝「受信」
を常に大切にして仕事に取り組みます。
皆様、これまで以上に何なりとお気軽にお声がけください。
決して受信漏れが無いよう取り組みますので
本年もどうぞよろしくお願い致します。
会計部2課 課長 黒梅
「真似をする」
こんにちは、会計部の南です。
今回は先輩の高井さんから得られた気づきをご紹介したいと思います。
毎週のミーティングで生産性向上による業務の効率化というテーマで
各自の意見を発表しています。
その中で高井さんが発表した意見(とある作業のやり方)が気になりました。
何年も前からそのやり方がある事は知っていましたが、
正直そんなに作業効率は変わらないかな？と思い取り入れていませんでした。
でも高井さんが言うのならと真似する事にしてみました。
すると自分が思っていた以上に効率よく作業をする事が出来ました！
年を重ねれば重ねる程に自分の仕事のやり方が変えづらくなり、
変えたくない気持ちも強くなりがちです。
頑なにならずに今までの自分の仕事のやり方が本当に効率的なのか冷静に見つめ、
周りの人を見て、周りの人の意見に耳を傾ける。
そして時には今までのやり方を捨てて
新しい事をやってみる事で得られるものもあると気づかされました。
会計部 南
みなさん、こんにちは。
今回は「妥当な金額」について考えていきたいと思います。
経営者の皆様や、経理をされている皆様が必ず直面してしまう悩みの中に
役員報酬はいくらまで出して良いのか？
旅費規程の金額はいくらまで良いのか？等の金額の疑問があると思います。
調べてみても〇〇円までなら大丈夫です。なんていう記載は見当たりません。
税法や通達を見ても、社会通念上妥当な金額、
一般に公正妥当な金額等と書かれていてはっきりしません。
ですから、どこまでが許容範囲なのか、その判断は曖昧で非常に難しい問題です。
私たちが参考にするのは、
過去の判例や過去の税務署の判断、他の同規模同業他社との比較です。
公正妥当な金額はいくらか、税法ではどこまで経費として認められるか、
過去の裁判で数多く争われています。
むやみに金額を決定し、損金と認められなかった。
そもそも事業を継続していくには不適切な金額設定であった。
そうならないためにも、ぜひ一度ご相談ください。
0120-39-5233
会計部 尾山
こんにちは。
財務部 浅田です。
第120回の「ベスト気づき・学び」を紹介します。
「今どきの仕事の仕方について考えた」
先日、出張途中の新幹線で仕事をしていた際
非常に仕事の効率がいいと感じました。
考えてみると、理由は２つあります。
１つ目は、電話が鳴ったり周りから声をかけられたりすることがなく
集中できる環境にあること。
２つ目は、何時までにこれを終わらせるなど考えずに
ゆとりを持ってじっくり取り組めること。
環境を整え、業務の効率化を進めることは重要だと思いました。
また、仕事の緊急度と重要度についても考えました。
普段仕事をしていると、緊急度の高い仕事から着手してしまいがちです。
当社でも生産性向上に取り組んでいますが、生産性を上げるためには
効率化だけでなく付加価値向上も欠かせません。
付加価値を向上するためには、重要度が高い仕事、
例えば、品質アップ・顧客満足への取り組み、
現状の課題への対応、将来を見据えた社内改革などがあると思います。
当社では委員会活動という日常業務と離れた課題解決や
将来に向けた取り組みを行っています。
この委員会活動は重要度の高い仕事だと気づきました。
緊急度が高い仕事に時間をとられず重要度が高い仕事をするためには
予め、いつ、何時間、どれだけの周期（週1回など）でやるかを決めることが必要です。
現在はクラウドが浸透しており、働く場所、時間は自由です。
ベストパフォーマンスを出せる環境を整え効率化を進め、
重要度が高い仕事をして付加価値を向上することが必要だと思いました。
財務部 浅田 章大
会計部の大﨑です。
第119回の「ベスト気づき・学び」を紹介します。
「パソコン内の掃除」
経費申請、新規案件報告、議事録など社内の仕事には
書類の作成が欠かせません。
定型の書式が用意されていても、それがどこに保存されているか
分からないと、書類一つ作成するにしても探す手間がかかります。
目的のファイルを探すのに苦労するため、書類仕事が億劫だと感じる。
誰もが一度は経験することではないでしょうか。
効率よく仕事を進めていくうえで、整理整頓が大事といわれます。
手軽に始められる整理整頓の一つとして、
パソコン内のフォルダや、サーバー内のフォルダの整理があります。
誰が見てもわかりやすい場所や名前で保存する、フォルダを細分化しすぎない、
フォルダの階層を少なくする、保存場所を分散させないなど
工夫して整理すると、仕事の効率がより高まります。
パソコン内のファイルは気が付くと乱雑な状態になってしまうことが多いです。
まめに整頓して、書類仕事の煩わしさを軽減させたいものです。
会計部 大﨑
